Een verkeerd product in de doos, een te groot of te klein aantal, een artikel op de verkeerde locatie: pickfouten kosten een groothandel meer dan je op het eerste gezicht zou denken. Retouren, herbezorging, klantklachten en interne herstelwerkzaamheden stapelen zich op. Toch werken veel bedrijven nog altijd met papieren picklijsten of Excel-bestanden. Barcode scannen biedt een concreet en bewezen alternatief.
Wat kost een pickfout jouw bedrijf?
Een pickfout is zelden alleen maar een logistiek probleem. De directe kosten zijn al aanzienlijk: het product moet terugkomen, opnieuw worden ingepland en opnieuw worden verzonden. Maar de indirecte kosten zijn vaak groter. Een klant die een foute levering ontvangt, verwacht dat dit snel en correct wordt opgelost. Als dat niet gebeurt, neemt de kans op een volgende bestelling aanzienlijk af.
De totale kosten van een pickfout liggen gemiddeld vijf tot twaalf keer hoger dan de directe verzendkosten. Voor een groothandel die dagelijks tientallen of honderden orders verwerkt, is dat een groot risico.
Waarom fouten ontstaan bij handmatig picken
De meeste pickfouten ontstaan door dezelfde oorzaken: medewerkers lezen artikelnummers verkeerd, vergissingen bij lijkende productnamen of verpakkingen, tijdsdruk waardoor controles worden overgeslagen, en gebrek aan inzicht in de precieze locatie van een artikel in het magazijn.
Papieren picklijsten versterken deze problemen. Ze zijn statisch, kunnen niet worden bijgewerkt als de voorraad wijzigt tijdens het picken, en geven geen feedback of een product correct is gescand. Medewerkers zijn volledig afhankelijk van hun eigen aandacht en geheugen.
Hoe barcode scannen dit oplost
Bij barcode scannen werkt een medewerker met een mobiel apparaat of scanner die direct verbonden is met het magazijnsysteem. In plaats van een papieren lijst te volgen, krijgt de medewerker realtime instructies: ga naar locatie B3-12, pak artikelnummer 4821, scan de barcode ter bevestiging, en ga dan naar de volgende locatie.
Het systeem controleert bij elke stap of het juiste product is gescand. Klopt het niet? Dan geeft het apparaat direct een melding. Er wordt niets ingepakt voordat het systeem het heeft goedgekeurd. Zo wordt de menselijke foutmarge sterk gereduceerd, zonder dat het meer tijd kost.
Bijkomend voordeel: de route die een medewerker door het magazijn loopt, wordt geoptimaliseerd door het systeem. In plaats van heen en weer te lopen, krijgt de medewerker een logische volgorde die de looptijd minimaliseert. Dat levert directe tijdsbesparing op.
Realtime inzicht in je magazijn
Een ander groot voordeel van scannen is realtime inzicht in de voorraad. Zodra een product wordt gepickt, wordt de voorraad bijgewerkt in het systeem. Medewerkers op andere afdelingen zoals de binnendienst, de afdeling inkoop en de klantenservice hebben altijd actuele informatie. Ze zien direct of een product nog beschikbaar is zonder het magazijn in te hoeven of iemand op de vloer te bellen.
Dit is een fundamenteel verschil met systemen waarbij de voorraad pas wordt bijgewerkt na het verwerken van de pakbon of factuur. In een drukke omgeving met meerdere gelijktijdige orders kan verouderde voorraadinfo leiden tot conflicten en extra uitzoekwerk.
Integratie met ERP en WMS
Barcode scannen werkt het beste als het volledig geïntegreerd is met het ERP- en WMS-systeem. Een losse scanoplossing die alleen in het magazijn werkt maar geen verbinding heeft met de orderverwerking in het ERP, lost het probleem maar gedeeltelijk op. Je creëert alsnog een informatiekloof tussen het magazijn en de rest van het bedrijf.
Een geïntegreerd platform waarbij de scan-app directe verbinding heeft met ERP en WMS zorgt ervoor dat alle informatie in één keer op de juiste plek staat. Order gepickt en gescand? Dan is de voorraad bijgewerkt, de pakbon gegenereerd en de logistieke verwerking automatisch gestart.
Conclusie
Pickfouten zijn vermijdbaar. Met barcode scannen geïntegreerd in je magazijnproces verlaag je het foutenpercentage aanzienlijk! Daarnaast verlaag je de looptijden van medewerkers en verbeter je het realtime inzicht in je voorraad. De investering verdient zichzelf terug via minder retouren, minder klantklachten en meer orders per dag.
MSG software biedt een geïntegreerde scan-app als onderdeel van het WMS-platform, volledig verbonden met ERP en webshop. Benieuwd hoe dit eruitziet in de praktijk? Vraag een gratis demo aan.
