Leveranciersprijzen verwerken zonder margelek
Kort antwoord: een prijsverhoging van een leverancier verwerk je in vier stappen: de prijslijst automatisch inlezen (via 2BA, EZ-base, EDI of bestand), de verschillen controleren vóór ze actief worden, de verkoopprijzen en staffels laten meebewegen via calculatieregels, en de nieuwe prijzen op de ingangsdatum overal tegelijk activeren. Het margelek zit zelden in de inkoopprijs zelf, maar in de verkoopprijzen en klantafspraken die niet of te laat meebewegen.
Waarom dit de stilste margevreter is
Vier feiten over prijslijsten die elke groothandel herkent.
Tientallen lijsten per jaar
Een technische groothandel voert artikelen van tientallen fabrikanten, en elke fabrikant wijzigt minimaal jaarlijks zijn prijzen. Dat zijn tientallen prijslijsten per jaar, vaak met duizenden regels per lijst.
De inkoopprijs is maar de helft
Een nieuwe inkoopprijs invoeren is stap één. Het margelek ontstaat bij stap twee: de verkoopprijzen, staffels en klantafspraken die niet of te laat meebewegen.
Elke week uitstel kost marge
Tussen de ingangsdatum van de leverancier en het moment waarop jouw verkoopprijzen zijn aangepast, verkoop je tegen de oude prijs met de nieuwe inkoop. Dat verlies zie je nergens als aparte post, en juist daarom blijft het bestaan.
Automatisch inlezen kan allang
Prijs- en conditieberichten komen binnen via de datapools 2BA en EZ-base, via EDI of als bestand. Een ERP dat die berichten inleest en voorstellen doet, maakt van dagen werk een controleklus.
Van dagen overtypen naar een controleklus
Het verschil tussen bedrijven die hier grip op hebben en bedrijven die erachteraan lopen, zit niet in discipline maar in de volgorde van het werk. Wie een prijslijst als invoerwerk behandelt, begint bij regel één en is dagen bezig; de verkoopkant komt daarna, als er tijd is. Wie het als controlewerk inricht, laat het systeem de lijst inlezen en de verschillen tonen, en besteedt zijn tijd aan de vijf procent die aandacht verdient: opvallende verhogingen, artikelen met een vaste klantafspraak, en prijzen die door een staffel- of margegrens zakken.
De aanvoer is er klaar voor. Fabrikanten publiceren hun artikel- en prijsgegevens in de datapools 2BA en EZ-base, en condities en prijsberichten komen binnen via EDI of als bestand. Een handelssysteem als MSG ERP leest die bronnen in, rekent met calculatieregels de verkoopprijzen door en zet alles op ingangsdatum live, ook in de webshop en het klantportaal. Wat overblijft is het werk dat echt een mens vraagt: beslissen wat je doorberekent en met welke klant je het gesprek aangaat.
Eén advies uit de praktijk tot slot: maak na elke verwerkte prijslijst een lijst van klantafspraken die onder je minimummarge zijn gezakt, en plan die gesprekken meteen. Prijsmoment en klantgesprek horen bij elkaar; een verhoging van je leverancier is ook het natuurlijke moment om je eigen afspraken tegen het licht te houden.
Veelgestelde vragen over het verwerken van leveranciersprijzen
De vragen die groothandels ons het vaakst stellen over prijslijsten en marge.
Hoe verwerk je een prijsverhoging van een leverancier in je ERP?
In vier stappen. Eén: lees de nieuwe prijslijst in, bij voorkeur automatisch via de datapool (2BA of EZ-base), via EDI of als bestand, met de ingangsdatum erbij. Twee: laat het systeem de verschillen tonen ten opzichte van de huidige prijzen, zodat je uitschieters en fouten ziet vóór ze actief worden. Drie: werk de verkoopprijzen bij, via je calculatieregels per artikelgroep of merk, en controleer de staffels en vaste klantafspraken. Vier: informeer de klanten met een prijsafspraak en zet de nieuwe prijzen op de ingangsdatum live in ERP, webshop en portaal tegelijk.
Waarom is een prijslijst handmatig overtypen een risico?
Om drie redenen. Het is foutgevoelig: bij duizenden regels sluipen er tikfouten in die pas opvallen als een klant belt, of erger, niet opvallen. Het is traag: het werk blijft liggen, waardoor je dagen of weken op oude prijzen verkoopt terwijl de inkoop al is gestegen. En het is onvolledig: wie handmatig werkt, doet vaak alleen de inkoopprijzen en schuift de verkoopprijzen en staffels door naar later. Dat later wordt vaak nooit.
Hoe voorkom je dat je verkoopprijzen achterblijven bij de inkoop?
Door verkoopprijzen niet los te onderhouden, maar te berekenen. Leg per artikelgroep, merk of leverancier calculatieregels vast, bijvoorbeeld een opslag op de inkoopprijs of een marge op de kostprijs. Bij een nieuwe prijslijst rekent het systeem dan meteen nieuwe verkoopprijzen uit, en hoef jij alleen de uitzonderingen te beoordelen: de artikelen met een vaste klantafspraak, een actieprijs of een psychologische prijsgrens. Zo beweegt je hele prijsstelling mee in plaats van alleen je kosten.
Wat doe je met vaste prijsafspraken en staffels bij een prijsverhoging?
Die verdienen aparte aandacht, want daar zit je marge het meest onder druk. Laat je systeem een lijst maken van klantafspraken die onder een minimummarge zakken door de nieuwe inkoopprijs. Dat is je gesprekslijst: per afspraak beslis je of je hem doorberekent, tijdelijk accepteert of heronderhandelt. Zonder die lijst lopen afspraken jaren door terwijl de inkoop eronder is weggestegen, en dat kom je pas tegen als je de marge per klant analyseert.
Kan MSG ERP prijslijsten automatisch verwerken?
Ja. MSG ERP leest leveranciersprijslijsten en artikelgegevens in via 2BA en EZ-base, via EDI of als bestand, toont de verschillen vooraf en verwerkt prijzen op ingangsdatum. Verkoopprijzen bewegen mee via calculatieregels, en marge-inzicht per order en per klant maakt zichtbaar waar afspraken door de nieuwe inkoop heen zakken. Webshop en klantportaal gebruiken dezelfde prijzen, dus daar hoeft niets apart bijgewerkt te worden.
Prijslijsten voortaan inlezen in plaats van overtypen?
Vraag een vrijblijvende demo aan. We laten zien hoe MSG ERP prijslijsten verwerkt en je verkoopprijzen en marges laat meebewegen.
Geen verplichtingen. Persoonlijke demo op maat. Binnen 1 werkdag contact.