ERP-software kiezen: waar let je op?
Kort antwoord: begin bij je eigen processen, niet bij de software. Breng in kaart waar je tijd verliest of fouten maakt, en kies dan een systeem dat juist die knelpunten oplost. Let daarbij op branchekennis, koppelingen, schaalbaarheid, implementatie en support, de totale kosten, toekomstvastheid en de ruimte voor aanpassingen op maat.
Begin bij je processen, niet bij de software
De grootste fout bij het kiezen van ERP is beginnen met het vergelijken van pakketten. Begin in plaats daarvan bij je eigen bedrijf: waar loopt het vast? Dubbele invoer tussen afdelingen, een voorraad die niet klopt, orders die blijven liggen, of losse Excel-bestanden die niemand meer overziet? Als je die knelpunten scherp hebt, wordt kiezen ineens veel eenvoudiger, want dan beoordeel je elk systeem op de vraag of het jóuw probleem oplost.
Zeven punten waar je op moet letten
Loop deze punten langs bij elk systeem dat je overweegt. Ze bepalen samen of de software jarenlang blijft passen.
Branchekennis
Kent de leverancier jouw sector? Een ERP die de groothandel begrijpt (datastandaarden, staffels, klantprijzen) scheelt maanden aan uitleg en inrichting.
Koppelingen en standaarden
Sluit de software aan op je leveranciers, webshop, boekhouding en standaarden als OCI, ETIM en GS1? Koppelingen bepalen of je keten soepel loopt.
Schaalbaarheid
Groeit de software mee met meer gebruikers, vestigingen en ordervolume, zonder dat je later opnieuw moet overstappen?
Implementatie en support
Hoe verloopt de implementatie, en krijg je een vast aanspreekpunt? Korte lijnen en meedenken wegen zwaar bij dagelijks gebruik.
Totale kosten
Kijk verder dan de licentie: implementatie, koppelingen, onderhoud en support over meerdere jaren. Vergelijk het totaalplaatje.
Toekomstvastheid
Draait het op moderne technologie en krijg je regelmatig updates? Verouderde systemen kosten je op termijn beveiliging en snelheid.
Ruimte voor software op maat
Kun je de software aanpassen op jouw processen, en gaan die aanpassingen mee in de update naar een nieuwe versie? Dat voorkomt dat je je werkwijze moet ombouwen.
Negen vragen die je een leverancier moet stellen
De zeven punten hierboven gaan over de leverancier en de samenwerking. Deze negen gaan over de software zelf, en dan specifiek over wat een groothandel dagelijks nodig heeft. Ze zijn zo geformuleerd dat je ze letterlijk kunt voorleggen tijdens een demo.
- Voorraad over meerdere locaties
- Zie je realtime voorraad per vestiging en per magazijn, inclusief wat er onderweg is en wat gereserveerd staat?
- Staffelprijzen en klantafspraken
- Kan het systeem prijzen per klant, per klantgroep en per hoeveelheid aan, naast tijdelijke acties en contractprijzen?
- Marge per klant en per artikel
- Zie je tijdens het invoeren van een order al wat de marge is, en kun je daar bij de verkoop op sturen?
- Verpakkings- en besteleenheden
- Kun je per stuk, per doos en per pallet in- en verkopen, met automatische omrekening en de juiste prijs per eenheid?
- Backorders en deelleveringen
- Wat gebeurt er met wat niet op voorraad is? Houdt het systeem backorders bij, vult het automatisch aan en weet je klant waar hij aan toe is?
- Artikeldata en classificatie
- Kan het systeem artikelgegevens inlezen uit 2BA of EZ-base en werken met ETIM-kenmerken, zodat je assortiment actueel blijft zonder handwerk?
- Digitale uitwisseling met de keten
- Ondersteunt het OCI, EDI en e-facturatie via Peppol, en kan de leverancier aantonen met welke partijen dat in gebruik is?
- Scannen op de werkvloer
- Werkt het met handscanners voor ontvangst, orderpicking, retouren en tellingen, en komt die scandata rechtstreeks in hetzelfde systeem?
- Verkoopkanalen
- Koppelt het aan je webshop, portalen en marketplaces, met dezelfde voorraad, prijzen en artikeldata als in de backoffice?
Krijg je op een van deze vragen een vaag antwoord, vraag dan om het te zien in de demo met je eigen artikelen en klanten. Dat is het verschil tussen een systeem dat het kan en een systeem waarvan de brochure zegt dat het het kan.
Standaardpakket, los ontwikkeld of een combinatie?
Een standaardpakket is snel en voordelig, maar dwingt je vaak je werkwijze aan te passen aan de software. Volledig los ontwikkelde software past precies, maar is duur en lastig te onderhouden en te updaten. De praktische middenweg is een bewezen standaard als fundament, aangevuld met inrichting die is afgestemd op jouw processen en die bij updates behouden blijft.
Dat is precies hoe MSG software werkt: de MSG software Suite als stabiele basis, met software op maat waar jouw processen daarom vragen. Zo krijg je stabiliteit en flexibiliteit tegelijk.
Weet je al wat je zoekt? Bekijk dan MSG ERP, of ontdek hoe overstappen in zijn werk gaat.
Veelgestelde vragen over het kiezen van ERP-software
De vragen die bedrijven ons het vaakst stellen tijdens hun oriëntatie.
Waar begin ik bij het kiezen van ERP-software?
Begin bij je eigen processen, niet bij een lijst met systemen. Breng in kaart waar je nu tijd verliest of fouten maakt (bijvoorbeeld dubbele invoer, onduidelijke voorraad of trage orderverwerking). Kies daarna software die juist die knelpunten oplost. Zo voorkom je dat je betaalt voor functies die je niet gebruikt.
Hoe vergelijk ik ERP-systemen eerlijk?
Vergelijk op twee niveaus. Over de leverancier en de samenwerking: branchekennis, koppelingen, schaalbaarheid, implementatie en support, totale kosten over meerdere jaren, toekomstvastheid en de ruimte voor aanpassingen op maat. Over de software zelf: voorraad over meerdere locaties, staffelprijzen en klantafspraken, marge per klant en artikel, verpakkings- en besteleenheden, backorders, artikeldata uit 2BA of EZ-base, OCI en EDI, scannen op de werkvloer en de koppeling met je verkoopkanalen. Laat leveranciers een demo geven met jouw eigen situatie als uitgangspunt, niet een standaardpresentatie.
Welke functies heeft een groothandel echt nodig in een ERP?
Negen functies bepalen in de praktijk of een ERP past bij een groothandel: realtime voorraad over meerdere vestigingen en magazijnen, staffelprijzen en klantspecifieke afspraken, inzicht in marge per klant en per artikel, werken met verpakkings- en besteleenheden, automatisch beheer van backorders en deelleveringen, artikeldata inlezen uit 2BA of EZ-base met ETIM-kenmerken, digitale uitwisseling via OCI, EDI en Peppol, scannen op de werkvloer voor ontvangst en orderpicking, en een koppeling met webshop en portalen op dezelfde data. Ontbreekt een van deze functies, dan blijft er handwerk in je proces zitten.
Standaardpakket of software op maat?
Een standaardpakket is snel en voordelig, maar dwingt je vaak je werkwijze aan te passen. Volledig los ontwikkelde software past perfect maar is duur en lastig te onderhouden. De praktische middenweg is een bewezen standaard als basis, aangevuld met inrichting op maat die bij updates behouden blijft. Zo krijg je stabiliteit en flexibiliteit.
Wanneer heb ik nog geen ERP nodig?
Ben je een klein bedrijf met een overzichtelijk assortiment en weinig orders, dan volstaat een goed boekhoudpakket met wat losse tools vaak nog. ERP wordt interessant zodra dubbele invoer, onduidelijke voorraad of losse Excel-bestanden je gaan remmen. Wij zeggen eerlijk wanneer dat punt nog niet bereikt is.
Hoe helpt MSG bij de keuze?
We brengen eerst je processen in kaart en laten in een demo zien hoe MSG daarop aansluit. Zo baseer je je keuze op jouw situatie in plaats van op een algemene demo. Past het niet, dan zeggen we dat ook.
Sparren over de juiste keuze voor jouw groothandel?
Vraag een vrijblijvende demo aan. We brengen samen je processen in kaart en laten zien hoe MSG daarop aansluit, eerlijk en zonder verplichting.
Geen verplichtingen. Persoonlijke demo op maat. Binnen 1 werkdag contact.